社内で電子ホワイトボードの導入が検討され始めたものの、導入するメリットがあるのかと不安を持ってはいませんか。導入コストもかかるため、アナログ手法から変える必要性を明確に感じられてない方がいるかもしれません。
本記事では電子ホワイトボードの導入を検討している企業や担当者に向け、機器の概要や導入するメリット・デメリットを解説します。また、電子ホワイトボードを選ぶ場合のポイントや導入事例もご紹介します。
電子ホワイトボードとは？
電子ホワイトボードとは、文字やイラストを直接書き込めるデジタルなホワイトボードで、「電子黒板」「インタラクティブホワイトボード」「コピーボード」とも呼ばれています。
パソコンやタブレット、スマートフォンといった端末の画面を映し出したり、書き込んだデータをPDFで保存したりすることも可能です。
ほかにもさまざまな機能があり、企業だけでなく学校の黒板としても広く活用されています。
企業が電子ホワイトボードを導入するメリット
電子ホワイトボードのメリットを詳しく見ていきましょう。
■効率的な会議を実現できる
従来の会議方法では、ホワイトボードへの書記や紙資料の使用により、参加者の焦点が分散しやすいという課題がありました。対応策として電子ホワイトボードを使用することで、画面共有を含めた効率的な会議が可能になります。
手元にあるデバイスにホワイトボードと同一の画面を共有することで、参加者の焦点が一致しやすくなります。
また、電子ホワイトボードとデバイスをリンクさせることで、各デバイスから参加者が書き込みや意見発信を行うことも可能です。
参加者が移動せずに資料の配布、受け取り、提出、意見出しを素早く行うことができ、会議を効率よく進めることができるようになります。
■会議の準備にかかる手間を省ける
電子ホワイトボードを導入すれば、資料を参加者の手元にあるデバイスに直接表示・配布することが可能なため、配布資料の印刷やファイリングなどを行う必要がありません。会議前の準備時間も慌てずに済みます。
また、資料の投影も、データが保存されている端末と接続するだけでスムーズに始められる点は電子ホワイトボードの強みです。
さらに、会議は保存・録画が進行と同時にできるため、議事録作成時間も短縮できます。
■消耗品のコスト削減につながる
電子ホワイトボードは、画面自体に直接指やタッチペンで書き込むため、従来のホワイトボードに使用していたマーカーやクリーナーなどが必要ありません。そのため、これら消耗品のコストを削減できます。
また、資料の印刷も必要なくなるため、コピー用紙や印刷のインク代などのコストも削減可能です。これらのコスト削減によって、会議にかかる経費全体を抑えることができます。
企業が電子ホワイトボードを導入するデメリット
電子ホワイトボードは利便性が高いツールですが、一方で導入デメリットがまったく無いとは言えません。
続いて、企業が電子ホワイトボードを導入するデメリットを解説します。
■一般的なホワイトボードに比べて導入コストが高い
電子ホワイトボードは従来のホワイトボードとは異なり、液晶やAI機能、カメラ、センサーなどを搭載した電子機器です。高度な機能性を備えている分、機器自体の費用もかかってしまいます。
電子ホワイトボードを導入する際には、従来のホワイトボードとは異なる費用感を考慮する必要があります。
また、導入予算の捻出が厳しい場合は、リースやレンタルなどを検討してみるのも一つの方法です。当社ではレンタルプランもご用意しておりますので、ぜひ下記URLよりお問い合わせください。
■電源やインターネット環境の整備が必要
電子ホワイトボードの設置には、電源やインターネット環境が必要です。
インターネット環境は、Web会議やオンラインでのデータ共有などに欠かせません。もし、Wi-Fiが利用できない状況で電子ホワイトボードを利用する場合、基本的には所有しているデータの表示や書き込みに限定されます。
また、電源が利用できない場所では、電子ホワイトボードを活用できません。
導入時は、電源やWi-Fi環境の確認を行い、必要に応じて設置場所の変更などを検討してみてください。
■機材トラブルが発生するリスクがある
電子機器のデメリットとして、機材トラブルがあげられます。
電子ホワイトボードでも、持ち運び中に液晶が破損したり、配線ケーブルが故障したり、Wi-Fi接続に問題が発生する可能性があります。
電子ホワイトボードを扱う際には、丁寧な取り扱いや損傷防止対策を行うようにしましょう。また、運搬時や設置時には配線や接続に気を配り、機器の故障を最小限に抑えるように努めることも重要です。
電子ホワイトボードを選ぶ際のポイント
電子ホワイトボードは機器によって種類や機能がさまざまです。ここからは自社に合う電子ホワイトボードを選ぶポイントを解説します。
■適切なサイズを確認する
電子ホワイトボードにはさまざまなサイズがあります。使用する場所に適したサイズを選ぶことが重要です。
選択する際は、利用する場所や参加人数を考慮して選びましょう。たとえば10人程度の会議室なら、65インチ前後のサイズが適しています。20人以上の会議室の場合は、最低でも75インチ以上を選択することが望ましいでしょう。
サイズが大きすぎると圧迫感を感じて、小さすぎると情報を確認しにくくなります。参加者が情報を捉えやすい、適切なサイズを選びましょう。
■搭載されているOSを確認する
OSとは、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスを動かしているプログラムのことです。電子ホワイトボードもこのOSによって動作しています。
電子ホワイトボードを選ぶ際には、搭載されているOSの種類やバージョンを確認することが大切です。使用したいアプリが対応していないケースもあるため、あらかじめ確認する必要があります。
一部の電子ホワイトボードでは後からOSを追加できる場合もあります。その点も確認してみてください。
■搭載されている機能を確認する
電子ホワイトボードにはさまざまな機能が搭載されています。代表的な機能としては、次のようなものがあります。
- デバイスとの接続・画面共有
- カメラ・マイク機能
- パソコンへの直接データ送信 など
これらの機能は、会議の進行に大きく寄与します。
たとえば複数人で双方向のコミュニケーションを取りたい場合、デバイスとの接続・画面共有機能が必要です。
また、外部とWeb会議を行う場合は、カメラ・マイク機能を重視すると円滑に会議を行えます。
使い方に合わせて、必要な機能を搭載したものを選択しましょう。
■操作性を確認する
電子ホワイトボードは、複数の社内メンバーが利用することが予想されます。操作性が直感的かどうかを確認することも重要です。
効率を高めるためのツールである以上、従業員が円滑に操作できなければ意味がありません。具体的な操作方法について詳細な説明を確認しましょう。
操作性については、実際に機器を試すことが最も確実です。一部のメーカーではトライアル期間を設けています。また、短期間のリースやレンタルを検討して、試験的な導入を行うこともできます。
機器が無駄にならないよう、本格導入前に実際の利用経験を通して電子ホワイトボードの使いやすさを確認しましょう。
導入するならAIインタラクティブホワイトボードがおすすめ
当社の「AIインタラクティブホワイトボード」は、会議で欲しい機能を兼ね備えたオールインワン・ボードです。
手書き文字・図形を素早くデジタル変換する高性能AIを搭載しています。遅延も少なく、なめらかに書き込みができるのが魅力です。
高性能4KのAIカメラと高音質マイクも内蔵しているため、別途アクセサリー機器を導入する必要がありません。
また、Web会議に便利な「AIクローズアップ機能(※1)」を搭載しており、声を感知して自動的に発言者を拡大表示するため、遠隔でも参加者の発言者を把握しやすくなります。
OSはAndroidとWindows（※2）に対応しており、さまざまな機器・アプリとの互換性があります。一般的な会議アプリにも対応しているため、すぐ実用も可能です。
基本機能と遠隔会議に役立つ機能を備えた「AIインタラクティブホワイトボード」をぜひご検討ください。
※1：オートクローズアップはPROのみの仕様
※2：Windowsは追加オプション
〈AIインタラクティブホワイトボードの詳細はこちら〉
電子ホワイトボードの導入事例
最後に実際にアイリスオーヤマの電子ホワイトボード(AIインタラクティブホワイトボード)を導入した事例をご紹介します。
■株式会社BBS金明 様
| 施工時期 | 2023年 | |
| 用途 | 会議室 | |
| 導入商品 | AIインタラクティブホワイトボード PRO86型 | |
■矢野金属株式会社 様
| 施工時期 | 2022年 | |
| 用途 | 会議室 | |
| 導入商品 | AIインタラクティブホワイトボード PRO86型 | |
■株式会社アサヒペン 様
| 施工時期 | 2022年 | |
| 用途 | 会議室 | |
| 導入商品 | AIインタラクティブホワイトボード PRO65型 | |
電子ホワイトボードを使って有意義な会議をしよう
電子ホワイトボードは、企業の会議おいて効率性を向上させるツールです。煩雑な手続きを省きながらも、参加者が内容に集中しやすく意見交換が生まれやすい環境を提供してくれます。また、コストの削減にも有効です。
導入する際には使用する場所やニーズを考慮し、適切な電子ホワイトボードを選択しましょう。最適な機器を選ぶことで、電子ホワイトボードの利便性を最大限に引き出すことができます。