ビジネスにおいてデジタル技術やツールが不可欠になっているなか、デジタル化を推進する企業が増えています。自社でデジタル化を推進する際には、デジタルを取り巻く用語を正しく理解しておくことが大切です。
ニュースでよく聞く「IoT」や「ICT」といった用語について、正しく理解できているか不安に思う担当者がいるかもしれません。
本記事では、IoTやICTの意味やそれぞれの違いなどを解説します。
ICT化を図ると業務効率化やコスト削減など、企業にさまざまなメリットをもたらします。オフィスをICT化するメリットや活用例も紹介するので、自社でデジタル化を推進する際に役立ててください。
ICTとは？
ICTは「情報通信技術（Information and Communication Technology）」の略称です。
ICTの活用例にはメールやSNSなどのコミュニケーションツールのほか、Web会議やテレワーク、チャットツールなどがあります。
日本では、ICTとIT「情報技術（Information Technology）」はほぼ同じ意味で使われています。ITのほうが広く知られていますが、世界的にはITよりICTを使用する傾向があります。そのため、近年は国を中心にITからICTに呼称を変える動きも見られています。
ICTとIoTの違い
ICTと混同されやすい用語にIoTがあります。
IoTは「Internet of Things」の略称です。直訳すると「モノのインターネット」という意味になります。
IoTとICTの大きな違いは、「モノ」が関わっているか否かです。
IoTは、人とモノをインターネットでつなげる技術全般です。「モノ」は、家電や自動車、機械など、従来インターネットに接続されていなかったさまざまなものを指します。
一方、ICTは人と人をインターネットでつなぐことが前提です。インターネットを介して人と人のコミュニケーションが行われるものを、一般的にICTと呼びます。
オフィスにおけるICTの活用例
ICTは、日々の生活や仕事などの多くの場面で活用されています。オフィスにおいては、従業員の勤怠管理や会議の予約、コミュニケーションなどでICTが活用されています。
勤怠管理システム
従来は、従業員の勤務状況をタイムカードや出勤簿などの紙媒体で管理するのが一般的でした。しかし、紙媒体で勤務状況を管理する場合、打刻漏れや入力忘れなどもあるため、担当者の負担が大きくなる傾向にあります。
特にシフト制や多様な働き方を導入している企業では、勤怠管理がより複雑になりがちです。勤務状況は従業員の給与に直接影響するため、ミスがあると不満が出てくる可能性もあります。
このような課題を解決に導くのが、ICTを活用した勤怠管理システムです。勤怠管理システムを導入すると、従業員の勤務状況をリアルタイムで把握できるため、担当者の負担軽減にもつながります。
会議室予約システム
オフィスにおけるICTの代表的な活用例の一つは、会議室を予約できる会議予約システムです。
オフィススペースには限りがあるため、会議室不足を課題に抱える企業も少なくありません。また、ほかの人が使用していて、必要なタイミングで使えないケースもあります。
限られた会議室を効率良く使用するには、ICTを活用した会議室予約システムが役立ちます。
会議室予約システムでは、予約状況や使用状況をリアルタイムで把握することが可能です。オフィスに会議室が複数ある場合でも、空いている会議室をすぐに見つけられるため、使用効率の向上につながります。
コミュニケーションツール
近年は、テレワークをはじめとするオフィス出社以外の働き方を導入する企業が増えています。
しかし、オフィスに出社する従業員にバラつきがあると、コミュニケーション不足が課題となります。従業員同士のコミュニケーション不足が発生すると、トラブルやミスが多発し、深刻な事態に発展する可能性もゼロではありません。
このような課題の解決につながるのが、メールやチャットなどのコミュニケーションツールです。従業員同士はツールを介して、コミュニケーションがとれるため、オフィス出社以外の働き方にも対応できます。
また、Web会議ツールを活用すれば、従業員同士が顔を見ながらコミュニケーションを取ることも可能です。
オフィスをICT化するメリット
ICTやloTをオフィスで活用する企業が増えている理由は、国の推進だけではありません。オフィスをICT化すると、従業員や企業にさまざまなメリットをもたらすためです。メリットを把握し、推進を検討してみましょう。
業務効率化が期待できる
オフィスをICT化すると、作業の時間を短縮できるため、業務効率化が期待できます。
たとえば会議の資料をデジタル資料に変え、社内で共有できるようにしておくと印刷や配布の手間を省けます。
また、外出先で資料を忘れたことに気づいた場合も、デジタル資料なら従業員のデバイスで共有できるため、取りに帰ったり探したりする時間の短縮につながります。
コストを削減できる
オフィスでICTを活用すると、印刷代や人的コストなどさまざまなコストを削減できます。
ツールやシステムの導入に費用はかかりますが、削減できたコストを考えると長期的にはコスト削減につながります。
企業がコスト削減に取り組むと、将来の発展につながります。組織全体が一丸になって無駄な経費を減らせば、純利益が上がり、従業員に給与として還元することも可能です。
たとえばペーパーレス化を図り、社内で扱う多くの資料をデジタル化すれば、印刷代が不要になるでしょう。
働き方改革につながる
近年は、ワーク・ライフ・バランスを重視する人が増えています。そのため、長時間労働や休日出勤が常態化していると、より良い労働環境を求めて従業員が流出するおそれもあります。
少子高齢化によって労働人口が減少するなか、企業は従業員の定着率を向上させなければなりません。従業員の定着率の向上が期待できる施策の一つが、国も主導している働き方改革です。
オフィスのICT化を推進することで、働きやすい環境が整えば、従業員はワーク・ライフ・バランスを実現しやすくなります。求職者にとって、ワーク・ライフ・バランスを実現できる企業は魅力的に映るため、人材市場でも有利に働く可能性もあります。
オフィスのICT化に役立つアイテム
オフィスでICT化を図る際には、勤怠管理システムや会議予約システムなどのほかにも役立つアイテムが数多くあります。
ここからは、当社で取り扱っているアイテムを紹介するので、ぜひ自社でも導入を検討してみてください。
【勤怠管理・入退室管理の自動化】AIカメラ
当社のAIカメラ顔認証セキュリティカメラは、は、顔認証機能を搭載しています。事前に従業員の顔を登録しておくことにより、勤怠管理や入退室管理を自動化できるため、なりすましを防げます。
顔認証機能は、マスクをしている人物や自動車のナンバーを特定できる解析機能に優れており、セキュリティ強化にも役立つでしょう。また、2要素認証やアンチパスバック、ファスト認証などの高度なセキュリティシステムの構築も可能です。
<顔認証AIセキュリティ管理ソリューションの詳細はこちら>
【フルクローズ型ブース】TERECUBE（テレキューブ） by IRIS CHITOSE
ICTを活用すると、オフィス出社以外の働き方も導入できます。オフィスに出社する従業員の数が減ることに伴い、ワークスペースをフリーアドレス制に変える企業も増えています。
しかし、オープンなワークスペースでは、周囲の視線や雑音が気になり、個人ワークに集中できない、Web会議がしづらいなどの課題が浮上しがちです。このような課題を解決するためには、フルクローズ型ブースを導入するのがおすすめです。
TELECUBE by IRIS CHITOSEは優れた遮音性・吸音性を実現しており、周りの音を気にする事なく業務やWeb会議に集中できます。天井や壁が完全に覆われたフルクローズタイプなので、従業員が業務内容に応じて場所を使い分けられる環境を構築できます。
<TERECUBE（テレキューブ） by IRIS CHITOSEの詳細はこちら>
【清掃ロボット】Whiz i アイリスエディション
オフィスのICT化によって従業員の清掃業務の負担を軽減したい場合は、清掃ロボットの導入がおすすめです。
当社のWhiz i アイリスエディションは、清掃業務の効率化と清掃品質の向上を実現できる清掃ロボットです。導入後の清掃コストは、最大77％の削減が期待できます。
事前に清掃ルートを登録しておけば、スタートボタンを押すだけで自動走行します。均一な全面清掃でオフィスの隅々まで清掃できるため、清掃ムラも防止できるでしょう。
なお、2024年6月30日までの期間限定で、清掃ロボットのお試しキャンペーンを実施中です。清掃ロボットの貸し出しに加え、利用環境の調査やコンサルティング、実施後の検証レポートも無料で提供していますので、ぜひこの機会に活用をご検討ください。
< Whiz i アイリスエディションの詳細はこちら>
オフィスのICT化によって働き方改革を実現しよう
近年は、オフィスをICT化する企業が増えています。オフィスをICT化すると、業務効率化やコスト削減などのさまざまなメリットが期待できます。業務が効率化され、働きやすい労働環境が実現されれば、従業員のエンゲージメントが向上し、人材の流出を防ぐことにつながります。
オフィスのICT化を成功させるポイントは、従業員の意見を聞きながら、徐々に規模を拡大していくことです。デジタルツールの操作に慣れていない従業員は負担に感じる可能性もあるため、まずは小規模からスタートしてみましょう。
企業の将来的な発展に向けて、従業員の協力を得ながらICT化を推進していきましょう。