オフィス管理で見直すべき経費や工数

近年、デジタル技術の急速な進歩や働き方・価値観の多様化などを背景に、これまでに比べ将来予測が難しい時代になりつつあります。こうした中、オフィス管理も不確実な時代に対応することが求められており、多くの企業が経費や工数の削減に向き合う必要があります。

また、昨今では新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークの普及など働き方も変化している状況です。不確実性の高まりとともに、従来のようにオフィスで働くことが当たり前ではなくなった時代においては、オフィスに関するコストはどの企業も見直すべきだと言えます。

そこで以下では、オフィス管理で発生している具体的な経費や工数を見ていきます。

オフィス管理で発生する経費・工数一覧

オフィス管理で発生する経費・工数には、オフィスを保有することで発生する「オフィスコスト」、業務遂行（オペレーション）に必要な「オペレーションコスト」、オフィスを稼働するために必要な「エネルギーコスト」の3種類があります。また、新型コロナウイルスにおける感染防止対策の実施に関するコストも考慮する必要があります。

それぞれのコストの詳細は以下の通りです。

これらの経費・工数は闇雲にカットすると、生産性や従業員の意欲が低下するリスクもあり、慎重な判断が必要です。
以下では、具体的かつ効果的な経費・工数削減のアイデアをご紹介します。

オフィス経費・工数の削減アイデア8選

前章で提示した項目ごとに経費・工数の削減アイデアを挙げると、以下の8つがあります。

①オフィス賃料…値下げ交渉や移転を検討

オフィスを管理するうえで最も高いコストは賃料です。半年単位や年単位の契約が一般的であり、ランニングコストも高くつきます。
そこで、管理会社やオーナーとの値下げ交渉が可能か検討しましょう。特に、不動産業界の閑散期である4月～8月頃に交渉すると、値下げに応じてくれる可能性が高まります。
また、現在のオフィスの賃料と、利益や立地、規模などが見合っていないと考えられるのであれば、オフィス移転も選択肢の1つです。ただし、移転に伴う引っ越し費用が別途かかることには注意が必要です。

移転した際によく行われるOAフロア施工については、業界最軽量であるアイリスオーヤマの「ウッドコア」がおすすめです。
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②オフィス用品・消耗品…OA機器のリース・レンタル化と業務のペーパーレス化

社内のPCやコピー機器などのOA機器は、自社で購入する場合は初期費用が大きくかかり、メンテナンスコストもかかります。このようなコストの削減には、リースやレンタルの検討が必要です。
リースやレンタルにすると毎月のランニングコストはかかるものの、初期費用がかからず、メンテナンスもベンダーが行うため、コスト削減効果が期待できます。リースにするか、レンタルにするかは契約期間によって適切な方法が変わるため、要件や費用対効果から選定しましょう。

コピー用紙やインクなどオフィスの消耗品については、ペーパーレス化を進めることでコスト削減が可能です。社内資料を電子化することで、コストを削減できるだけでなく、オフィススペースの確保にもつながります。また、消耗品を購入する際にはまとめ買いがおすすめです。

③清掃コスト…清掃ロボットの導入

オフィス内の清掃は社員または、専門の業者が行うことが一般的ですが、人による清掃であるためムラが多く、清掃が不十分で施設や設備の劣化が早まる可能性があります。業者であれば丁寧に清掃してくれるためこうしたリスクは低いですが、委託料がかさんでしまう点がネックです。
こうしたコストを削減する方法として、法人用清掃ロボットの導入がおすすめです。ロボットが行うためムラがなく、確実な清掃ができます。また、常に稼働しているため、長期的にみるとコスト削減効果も期待できます。

④IT・通信費…クラウドサービスの導入

IT・通信費の削減には、クラウドサービスの導入がおすすめです。
基幹システムなどの構築のためにサーバーを設置したり、ソフトウェアを購入したりすると、それらの初期費用や維持費、管理コストがかかります。一方、クラウドサービスなら自社で必要以上にサーバーを設置する必要がなく、バージョンアップなどもインターネット上でできるため、維持・管理コストを低く抑えられます。

⑤人件費…研修をeラーニングで行う

新人研修などを担当社員が行う場合、人件費がかかり、外部委託する場合は委託料がかかります。
そこでおすすめの方法が、e-ラーニングの導入です。今まで人が行っていた研修をe-ラーニングに置き換えることで、担当社員のリソースを他の業務に割けるようにできます。
このようにシステムに転換できる業務をシステムに任せることで、より生産的な業務を社員が行えるようになり、トータルでみたときにコスト削減につながります。ただし、企業の業態によって研修内容の更新が必要となることには注意が必要です。

⑥社内お問い合わせコスト…チャットボットの活用

多くの企業は自社への問い合わせ窓口を開設していますが、社員で対応している場合、本来ならテキストベースで完結するものも人が対応するため、大きな無駄が発生していることが珍しくありません。
問い合わせを全て社員が対応しているのであれば、コスト削減アイデアとしてチャットボットの活用がおすすめです。簡易な問い合わせ内容はテキストベースのボットで解決し、より難しい内容の問い合わせのみ人が対応することで、人件費削減が期待できます。
チャットボットの導入に初期費用はかかるものの、長期的にみると生産性が上がり、コスト削減に寄与するでしょう。

⑦電気料金…LED・省エネ対応製品に変更

電気代・ガス代・水道代といったエネルギーコストの中で、まず削減できるのが電気代です。
電気代のコストを削減する方法として、電源をこまめに消す、冷暖房の温度設定を見直す、間引き消灯するなどの節電活動がありますが、削減できるコストには限界があります。
そこでおすすめの方法が、照明をLED照明に切り替えたり、省エネ対応製品を導入したりすることです。LED照明は白熱電球に比べ、消費電力が8分の1程度とされ、大きな節電効果を得られます。最近は人感センサーや明るさセンサーにより調光できるLED照明もあり、そうした製品を導入することでさらなるコスト削減が期待できます。
省エネ対応の製品も無駄なエネルギー消費を抑えられるため、オフィスでの節電方法として有効です。これらの照明・製品は通常のもと比べ割高ですが、長寿命でもあるため、長期的にみれば大きな削減効果を得られます。

オフィスでの節電・省エネ方法は以下のコラムでご紹介しています。また、アイリスオーヤマでは省エネ対応のソリューションを提供していますので、あわせてご覧ください。

【電気代節約術】オフィス照明の節電方法！節電と省エネの違いについても解説
https://www.irisohyama.co.jp/led/houjin/column/business-column/case006/

⑧衛生管理費…システムによる一括管理

感染症対策のための衛生管理費を削減することも大切です。そのためには、システムによる一括管理が必要です。システムの導入により、空気中の粉塵量・体温・行動記録などを可視化できるため、リアルタイムに効果的かつ安心・安全な衛生管理を実施できます。

これらのアイデアのうち、コストカットに伴うデメリットやリスクをできるだけ抑えて経費・工数削減を実現できるソリューションを以下でご紹介します。

オフィスの経費・工数削減に効果あり！
アイリスオーヤマのソリューション

オフィス賃料や人件費などのコストカットアイデアは、少なからずデメリットやリスクが伴いますが、清掃や感染症対策、電気料金については比較的デメリットやリスクが小さく、確実なコストカットが可能です。
そこで以下では、清掃費や衛生管理費、電気料金を削減できるアイリスオーヤマのビジネスソリューションをご紹介します。

DX清掃ロボットWhiz i アイリスエディション

清掃コストを削減できるソリューションとして、DX清掃ロボット「Whiz i アイリスエディション」があります。
Whiz i アイリスエディションでは、AIによって登録したコースを全面清掃するため、人手が不要であり清掃コストを削減可能です。ロボットによる清掃であるためムラがなく、空気中の浮遊菌を減少させることもできます。
また、法人用の清掃ロボットであるため、家庭用ロボットの約2.5倍（1時間で500平方メートル）の清掃面積を誇り、さらに最大3.6時間も稼働するため、広いオフィスであったとしても全体をカバーできます。

プラズマ除菌ソリューション
PlasmaGuard PRO™-アイリスエディション -

アイリスオーヤマは、日本初の大規模空気清浄化技術を使ったプラズマ除菌ソリューション「PlasmaGuard PRO™-アイリスエディション -」を提供しています。
空調ダクトに本製品を取り付け、オフィス空間全体に菌やウイルスを抑制するイオンを安定的に送り出すことで、空間全体が除菌され、社員が安心して業務を遂行できる空間を創出できます。
また、付属のPMセンサーによって空気の状態をリアルタイムで可視化し、クラウドでいつでも確認できるため、管理工数をかけずに感染対策を行うことも可能です。
プラズマ除菌ソリューション以外にも、UV-C空気清浄機や除菌用デスクライトなどさまざまなエアソリューションを提供しており、清掃にかかる手間やコストの削減に寄与します。

AIカメラ・AIサーマルカメラ

アイリスオーヤマでは、業界最速＊の温度測定や顔認証が行えるAIカメラ・AIサーマルカメラも提供しています。スピーディーかつ正確に測定・認識できるため、業務に支障をきたさず、効率的な従業員の体調管理が実施可能です。
他社の勤怠ソフトや給与計算ソフトと連携することで、オフィスのさらなる工数削減およびコスト削減が期待できます。
＊顔認証型 AIサーマルカメラにおいて。2022年1月時点。当社調べ。

無線制御システム「LiCONEX」

人の動きや外光を利用して、エリアごとに照明を1台ずつ自在に調光できるソリューションとして、無線制御システム「LiCONEX」があります。
省エネによる電気料金削減効果があることに加え、シーンや時間帯に合わせた調色により従業員が快適に働ける空間を演出します。
また、LiCONEXはオフィス内の人流を可視化する「働き方改革支援サービス」を提供しており、従業員の出社状況やエリア使用状況を可視化するため、オフィス管理の工数削減にも寄与できます。

工事込みLEDパック

アイリスオーヤマは、製品だけでなく、LED照明に関する製造販売・工事・アフターフォローまでを行うサービスも提供しています。LED照明に切り替えに関する作業を1つの窓口からワンストップで実施するため、お客様に手間や負担をかけることなく、長寿命・低電力のLEDを導入可能です。

以上でご紹介したようなソリューションは下記で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。