総務のDX推進

DXとは

DXとは、「Digital Transformation」の略で、「デジタルを通じて物事を変容させること」です。
変化の激しい昨今の社会において、企業はIoTやAI（人工知能）など各種デジタル技術を活用し、顧客や社会のニーズに応えられるよう、常に自らを変革させていかなければなりません。
DXは単に、今までアナログで行っていた業務をデジタル化し、生産性向上やコスト削減を達成することだけではなく、デジタルの力で企業文化やビジネスモデルそのものを変容させ、競争力を高めることを意味します。このことを念頭に置いてDXを推進することが重要です。

なぜ総務のDX化が必要なのか？

総務部門のDX化が求められるようになった主な理由として、新型コロナウイルスの感染拡大による働き方の大きな変化があります。
新型コロナウイルスによって、多くの企業でリモートワークが導入されました。その結果、電話対応や書類管理、情報共有、勤怠管理などに関して、従来型のアナログな業務フローでは対応が難しくなり、リモートワーク上のルール整備やコロナウイルスの感染対策など、総務部門が主導すべき業務が増えてきました。
こうした中、働きやすい社会環境を作っていく総務部門の業務は、会社全体の生産性に大きく影響するため、デジタルの活用で業務効率化を進めることが求められています。

総務DXがもたらす効果

総務部門のDX化がもたらす効果は、主に以下の3つです。

総務DX推進時の障壁

以上のようにさまざまな効果が期待できる総務DXですが、推進するうえでの障壁として以下3つがあります。

1つ目の障壁は、業務が属人化していることです。属人化していると、業務の洗い出しを行う必要があるため、担当者に確認する必要があるなど手間がかかります。

2つ目は、日々の業務が忙しく、DXに着手できないことです。総務部門の業務は多岐にわたり、かつ個人情報の取り扱いや場合によっては給与・人事管理など、間違いが許されない業務も多いため、日々の業務と並行して、もしくはこれらの業務を差し置いて大幅な改革を進めることが難しいという課題があります。

3つ目は、担当者の理解を得られるまでに時間がかかることです。事務作業の多い総務の業務は紙ベースの方法が浸透していることが多く、システム導入などの新しい方法よりも従来のやり方を好むケースもあります。このように従来の方法が浸透している場合、DXの必要性を説き、納得してもらうのは簡単ではありません。

総務DX推進時に押さえておきたいポイント

DXを推進する際には、「どのように実行するか」を重視しがちですが、まず重要なことは「目的を明確にすること」です。目的を部門や社内で共有していなければ、デジタル技術やツールを導入したとしても定着しない可能性があります。

目的の立て方として、まずは現在の総務部門の業務プロセスを可視化し、「そもそもこの業務は必要なのか？」「もっとリソース・工数を削減できないか？」といった業務の見極めを行うことが重要です。業務を洗い出したところで、「どの業務を総務DXしたいのか」を見極め、その業務をDX化することでどうなればよいのかを目的として設定しましょう。こうした可視化・見極めをせずに、アナログな業務を単にデジタルに置き換えるだけでは、DXの効果を最大化できません。

また、この見極めを行ったうえで、DXを推進するとどのようなメリットがあるのか、具体的に示すことも大切です。目的を明確化した後、DX推進の方法やスケジュールを定めると良いでしょう。

総務DX推進はソフトとハードの両面から行うことが重要

DX化のソリューションとしては、SaaSなどのソフトウェアソリューションを思い浮かべることが多いかもしれませんが、実際にはAIやロボットなど、ハードウェアソリューションもDXを進めるうえで重要です。
そのため、総務DXはソフトとハードの両面から推進する必要があります。

では、実際に総務部門で利用できるDXソリューションにはどのようなものがあるのでしょうか。以下では具体的なソリューションをご紹介します。

総務部門のDX推進にかかせないソフトウェアソリューション

総務部門のDXにおいては、多くの企業ですでに導入されている、WEB会議システムやクラウドストレージ、チャットツールといったデジタルツールやシステムの活用が有効です。
具体的なツールやシステムとしては、以下の6つがあります。

RPA

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、今まで人手で行われていたパソコン上での定型作業や単純作業を自動化できるツールのことです。RPAを導入することで、事務作業やバックオフィス作業の効率化、人的ミスの削減などが可能となります。
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供している「WinActor」や、UiPath 株式会社が提供している「UiPath StudioX」などが代表的なツールです。

電子承認・電子契約システム

電子承認・管理システムを導入することで、インターネット上でも契約のやり取りや書類の保管ができるシステムのことです。
代表的なツールとしては、弁護士ドットコム株式会社が提供している「クラウドサイン」などがあります。

物品管理システム

物品管理システムとは、備品にバーコードやICタグをつけることで個々の備品を管理し、在庫数や場所の確認を効率化するツールのことです。
株式会社日立システムズエンジニアリングサービスの「物品管理システム」や株式会社ネットレックスが提供している「Convi.BASE （コンビベース）」などが代表的なツールです。

クラウドPBX

クラウドPBXは、インターネット回線を利用することで、社外にいても社内の固定電話宛ての電話を受電できるツールのことです。受電のために出社する必要がなくなるためリモートワーク推進に大きく寄与します。
具体的には、トラムシステムが提供する「UNIVOICE」や、株式会社オフィス24が提供する「MOT/TEL」などがあります。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、インターネット上で社内外の人と円滑にコミュニケーションが取れるツールです。
マイクロソフトが提供する「Microsoft Teams」や、Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」などが代表的なツールです。

FAQシステム

FAQシステムとは「よくある質問とその回答」を作成・管理し、利用者が検索した際にいつでも閲覧できるツールを指します。
具体的なシステムとして、株式会社Zendeskが提供する「Zendesk」や、テクマトリックス株式会社が提供する「FastAnswer2」などがあります。

以上のように、総務部門の負担が大きい業務は各種ソフトウェアを利用することで削減が可能です。DX推進の現場ではこうしたソフトウェアのソリューションがよく導入されていますが、実はハードウェアのソリューションも多く存在します。そこで以下では、AIやロボットといった機器を使ったソリューションをご紹介します。

総務DXの実現に寄与するアイリスオーヤマのハードウェアソリューション

ハードウェアの導入によって総務部門の業務を自動化したり、補助したりすることも総務DXの一環です。
例えば、AIロボットによる受付の無人化、IoT化による管理業務の効率化・データ化、ロボットによる作業の自動化・効率化といったものが挙げられます。
ここでは、アイリスオーヤマが提供するビジネスソリューションを4つご紹介します。

清掃ロボット

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、オフィス内の空気環境の改善による働きやすい環境の実現も、総務部門の役割として重視されるようになりました。しかし、人手による清掃のみで良好な環境を維持するとなると、非常に手間がかかってしまいます。そこで役立つソリューションが、DX清掃ロボット「Whiz i アイリスエディション」です。
Whiz i アイリスエディションを導入することでオフィスの床掃除を自動化でき、歩行時に空気中に舞い上がった浮遊菌を除菌できるため、感染症対策に有効です。
また、オフィスの空気が改善されることで快適なオフィス環境になるため、従業員の生産性向上が期待できるほか、AIロボットによる全面清掃で清掃コストも削減できます。

無線制御システム

スタッフの働きやすい環境を実現するためには、最適な照明も重要です。
無線制御システム「LiCONEX」は、照明を1台ごと、エリアごと、シーンごとに自在に調光・調色します。スケジュール機能で時間帯に合わせた調色コントロールもできるため、体内リズムを整え、より心地よい空間を創出できます。これにより、従業員の業務の生産性向上や良質な空間演出の効果が得られます。

また、人の動きや外光を利用し、日中の窓際や不在時の点灯を削減することで省エネも実現可能です。
さらに、LiCONEXではオフィス内の人流を可視化する「働き方改革支援サービス」を提供しています。従業員の出社状況やエリア使用状況を確認し、施設管理、レイアウト変更などの働きやすいオフィス改革を推進できます。

顔認証AIカメラ

新型コロナウイルス感染拡大やテレワークの普及により、社員の出社状況や人数、健康などの管理が重要視されており、総務部門では対応が求められています。この状況を支援するのが、顔認証による安心・スマートなオフィスのセキュリティ管理を実現するAIカメラです。
このAIカメラは非接触で高い特定率と認証スピードを実現しており、適切な管理が可能です。勤怠ソフトや給与計算と連携することで、管理業務の効率化も期待できます。

AIインタラクティブホワイトボード

AIインタラクティブホワイトボードは、ディスプレイとホワイトボードが一体になったタッチセンサー搭載型のディスプレイです。
パソコンなどの情報をディスプレイに表示したり、情報を表示した画面に直接手書きで書き込みができたりするほか、ディスプレイに映された内容の保存・共有も可能です。
これらの機能により、「対話に臨場感がない」「リアルタイムでのメモが難しい」「共有に手間がかかる」といったオンライン会議での悩みを1台で解決でき、日々の会議を円滑に行えるようになります。

以上のようなソリューションを含め、アイリスオーヤマではオフィスの環境をより良くし、総務DXを実現するソリューションの提供・提案を行なっています。総務DXにご関心をお持ちの方は、下記よりぜひ一度お問い合わせください。